Cambiare manutentore antincendio: il registro e i documenti sono tuoi, non del fornitore che se ne va

Il cambio di fornitore per la manutenzione antincendio non è una pratica amministrativa: è un passaggio di consegne tecnico. Chi lo tratta come una firma su un nuovo contratto si ritrova, sei mesi dopo, con un registro che comincia da zero, con presidi di cui nessuno sa la data dell'ultimo intervento e con dei documenti che sono rimasti nell'archivio di qualcun altro. Non è raro, ed è quasi sempre evitabile.

Il punto di partenza è capire cosa è tuo. Il registro dei controlli lo predispone il datore di lavoro: lo dice l'Allegato I del decreto del Ministro dell'interno 1° settembre 2021, e lo ripete l'articolo 6 del DPR 151/2011 per le attività soggette ai controlli di prevenzione incendi, dove i controlli e gli interventi vanno annotati «a cura dei responsabili dell'attività». Il registro non appartiene al manutentore, che ci scrive dentro la parte di sua competenza. Se il tuo registro esiste solo dentro il gestionale del fornitore, quello che devi ottenere prima di chiudere il rapporto è una copia completa, in un formato che resti leggibile senza il suo software.

Insieme al registro va chiesto l'elenco completo dei presidi in carico, con posizione, matricola dove c'è e tipo. È il documento che permette al nuovo fornitore di partire da un inventario invece che da una ricognizione, ed è anche quello che ti fa scoprire, ogni tanto, che il conteggio del fornitore uscente non corrispondeva alla realtà del capannone.

Poi servono le date. Non solo quelle degli ultimi interventi, ma le prossime scadenze presidio per presidio. Sugli estintori, in particolare, il controllo periodico è una cosa, la revisione programmata un'altra e il collaudo un'altra ancora, con periodicità diverse fra loro e diverse a seconda del tipo di estintore: se cambi fornitore senza portarti dietro quel calendario, il nuovo lo ricostruisce a occhio e prima o poi qualcosa slitta. Chiedi anche le anomalie rilevate e non ancora risolte: sono la parte che tende a sparire nel passaggio, perché nessuno dei due la considera propria.

Il capitolo più sottovalutato è la documentazione tecnica degli impianti. Il decreto la nomina esplicitamente: fra i contenuti della formazione dei tecnici manutentori qualificati compare, per ogni presidio, «la documentazione che il committente deve fornire al tecnico manutentore» e «le informazioni che il committente deve fornire». Il committente sei tu. Il decreto elenca anche di cosa si tratta: le dichiarazioni di conformità e di rispondenza previste dall'articolo 7 del DM 37/2008, la modulistica del Corpo nazionale dei vigili del fuoco — i modelli PIN 2.4-DICH.IMP e PIN 2.5-CERT.IMP — le dichiarazioni di prestazione, i certificati di conformità, la marcatura CE ed eventuali marchi volontari, e il libretto di uso e manutenzione. Se questi documenti sono in mano al fornitore uscente perché a suo tempo è stato lui a installare, vanno recuperati adesso: dopo diventa una trattativa.

Su cosa serve a chi entra, c'è una verifica nuova che da quest'anno viene prima di tutte le altre. L'articolo 4 del decreto 1° settembre 2021 prevede che i controlli e la manutenzione siano eseguiti da tecnici manutentori qualificati, e l'entrata in vigore di quell'obbligo, prorogata più volte, è fissata al 25 settembre 2026 dal decreto ministeriale 15 luglio 2025. Il Corpo nazionale dei vigili del fuoco ha chiarito che a decorrere dal 26 settembre 2026 l'attività di manutenzione potrà essere svolta esclusivamente da soggetti in possesso dell'attestato di qualificazione, e che i Nulla Osta Transitori rilasciati nella fase transitoria scadono comunque non oltre il 25 settembre 2026. L'attestato riporta un QR-code e i tecnici qualificati sono inseriti in un elenco pubblico consultabile sul portale del Corpo nazionale. Se stai scegliendo adesso un nuovo fornitore, gli attestati sono la prima cosa da chiedere, uno per ogni presidio che gli affidi: la qualifica per gli estintori non copre le reti di idranti, e quella delle reti di idranti non copre gli impianti di rivelazione.

Vale la pena usare il cambio anche per rimettere a posto i confini. Se dividi la manutenzione fra più fornitori, metti nero su bianco chi ha in carico l'attacco di mandata per i vigili del fuoco, le valvole di intercettazione della rete, il gruppo di pompaggio e il suo locale, e i fermaporta magnetici delle porte tagliafuoco comandati dalla centrale di rivelazione. Sono i punti dove due contratti si sfiorano senza toccarsi, e dove poi non risulta in carico a nessuno.

Sull'ordine delle operazioni, una regola pratica: non far coincidere la chiusura di un contratto con una scadenza. Fai in modo che il nuovo fornitore faccia un primo passaggio completo di presa in carico — il decreto lo chiama sopralluogo di ispezione, o di presa in carico, e lo mette fra i contenuti della formazione dei manutentori — con il vecchio contratto ancora aperto o appena chiuso, così che l'eventuale differenza fra quello che risulta dal registro e quello che c'è davvero venga fuori quando c'è ancora qualcuno a cui chiederne conto.

Aggiornamento del 10 ottobre 2026. L'obbligo di qualificazione dei tecnici manutentori è in vigore dal 25 settembre 2026, senza ulteriori proroghe. Il decreto del Ministro dell'interno 22 settembre 2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 222 del 24 settembre 2026, ha aggiunto una sola disposizione transitoria: chi entro il 25 settembre 2026 aveva presentato istanza di valutazione dei requisiti può continuare a eseguire controlli e manutenzioni, solo sui presidi indicati nell'istanza, fino alla conclusione della valutazione e comunque non oltre il 31 marzo 2027. A un tecnico che non ha ancora l'attestato, quindi, si chiedono gli estremi di quella domanda.

Fonti: decreto del Ministro dell'interno 1° settembre 2021, articolo 4, Allegato I e Allegato II, Gazzetta Ufficiale n. 230 del 25 settembre 2021; decreto del Ministro dell'interno 15 luglio 2025, Gazzetta Ufficiale n. 190 del 18 agosto 2025; circolare DCPREV prot. n. 14644 del 10 settembre 2025 e pagina istituzionale vigilfuoco.it sul decreto controlli; DPR 1° agosto 2011 n. 151, articolo 6; scheda UNI 9994-1:2024 su store.uni.com per le operazioni previste sugli estintori.